Politique de confidentialité

La protection de vos données personnelles nous tient à cœur. Nous vous invitons donc à prendre un moment pour vous familiariser avec notre politique de confidentialité.

La présente politique s’applique à l’utilisation du site Web [dbjcomptables.com] et décrit comment nous traitons et protégeons les renseignements personnels que nous recueillons par un moyen technologique.

En naviguant sur notre site Web, vous consentez à l'utilisation de vos informations personnelles conformément à cette Politique.

Aux fins de la présente politique, la notion de renseignements personnels est définie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (la « LPRSP »).

Nous suivons ces règles pour protéger votre vie privée et respecter nos obligations légales.

À qui s’adresse cette politique?

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités.

Votre consentement

DB&J s'engage à informer ses clients, que ce soit par le biais de cet énoncé, de sa Politique de confidentialité, de son site Web ou de ses employés, des objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués.

Lorsque nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis.

Le consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels est obtenu avant ou au moment de la collecte des renseignements, sauf dans les autres cas et aux conditions prévues dans la loi. Il ne vaut que pour la période nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Suivant la nature et la sensibilité des renseignements personnels, le consentement peut être explicite (par exemple verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsque vous fournissez volontairement des renseignements personnels).

Nous veillons toujours à respecter les objectifs pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Dans l'éventualité où nous envisagerions d'utiliser ou de communiquer ces renseignements à d'autres fins, nous solliciterons votre consentement, à moins que cela ne soit autorisé par la Loi.

En tout temps, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication (sauf dans le cas des exceptions prévues par les lois applicables) ou à la conservation de vos renseignements personnels.

À cet effet, nous renvoyons le lecteur à la section “Droit d’accès, de rectification ou de retrait” de la présente Politique de confidentialité.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

DB&J collecte divers renseignements personnels, tels que vos nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, données financières et témoins technologiques de suivi relatifs à l’utilisation de notre site Web.

À cet égard, les définitions suivantes sont prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (la « LPRSP »).

« Renseignement personnel » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
« Renseignement sensible » : un renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée en raison de sa nature (par exemple, médicale, biométrique ou autrement intime) ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication.

Fins pour lesquelles s’effectue la collecte de vos renseignements personnels

DB&J ne collecte que les informations personnelles strictement requises pour l'accomplissement de ses obligations envers ses clients.

Toutefois, de par la nature de notre activité professionnelle, nous sommes tenus de collecter des informations confidentielles et des renseignements personnels afin d’exécuter notre travail. Nous pouvons donc recueillir certaines données dans les cas suivants :

Lorsque vous communiquez avec nous et que vous nous communiquez volontairement des renseignements personnels;
Pour établir et gérer notre relation clients avec vous;
Pour permettre le développement des affaires et le marketing afin de vous informer et vous offrir nos nouveaux services;
Au besoin, lorsque des informations nécessaires sont disponibles au Registres des Entreprises du Québec;
Pour remplir notre prestation de service envers nos clients.

Technologies de suivi et fichiers témoins (cookies en anglais)

Des données d’utilisation sont collectées lors de l’utilisation du site Web. Elles comprennent, notamment :

L’adresse IP (protocole Internet) de votre ordinateur lorsqu’il accède à notre site;
Pages Web consultées;
Rapports d’achalandage de notre site Web.

Le site a éventuellement recours à des fichiers témoins (cookies) lui permettant de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour le confort de l’utilisateur.

Le tableau ci-dessous explique quels types de témoins sont utilisés et les raisons pour lesquelles ils sont utilisés :

Témoins de performance

Les témoins de performance sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Internet et fournissent des informations sur le nombre de visiteurs, la source de trafic, etc. Cela nous aide à améliorer le fonctionnement du site Internet.

Témoins de marketing

Les témoins de marketing sont utilisés pour améliorer la pertinence des annonces qui vous sont proposées. Ceux-ci servent aussi à évaluer l'efficacité des campagnes publicitaires et évitent que les mêmes publicités réapparaissent en boucle.

Témoins fonctionnels

Ces témoins servent à améliorer le fonctionnement de notre site Web, mais ne sont pas essentiels à leur utilisation. Sans ces témoins, certaines fonctionnalités (comme le choix de langue, affichage des vidéos, etc.) pourraient devenir inaccessibles.

L’utilisation des renseignements personnels

Un renseignement personnel ne peut être utilisé par DB&J que dans le but pour lequel il a été initialement recueilli, à moins d'obtenir préalablement le consentement de la personne concernée, sauf dans les situations où une autorisation explicite est accordée en vertu de la Loi, notamment :

Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
Lorsque son utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi.

Nous utilisons les renseignements personnels, notamment, aux fins suivantes :

Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;
Afin de vous contacter. Lorsque c’est nécessaire ou raisonnable, nous communiquerons avec vous par courriel, téléphone ou autre pour vous aviser de fonctions, produits, services ou mises à jour qui pourraient vous intéresser;
Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent, ainsi que pour s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre appareil;
Dans le but d'acquérir des données statistiques et des analyses de performance relatives à notre site Web, notamment au moyen de fichiers témoins analytiques;
À des fins de marketing et de développement des affaires afin d‘améliorer nos efforts de marketing, tels que l’utilisation de publicité ciblée, adaptée à vos besoins et intérêts particuliers;
Pour répondre et nous conformer à nos obligations légales.

Un renseignement personnel ne peut être utilisé par notre organisation qu'aux fins pour lesquelles il a été recueilli, sauf avec votre consentement ou si l'utilisation est autrement autorisée par la loi.

La communication des renseignements personnels

Nous ne partageons aucun renseignement personnel avec des tiers. Les informations personnelles que nous recueillons sont conservées dans un environnement sécurisé et nos employés sont tenus de respecter strictement la confidentialité de ces informations.

Il est possible que vos données soient stockées sur des serveurs situés à l'extérieur de votre État, province, pays ou région administrative, où les lois en matière de protection des données peuvent différer de celles en vigueur dans votre lieu de résidence.

Quoi qu'il en soit, notre organisation met en œuvre des mesures raisonnables et appropriées pour garantir que ces serveurs disposent d’un niveau de sécurité adéquat, assurant ainsi la protection et la confidentialité des renseignements personnels.

Incident de confidentialité

Si l'un de nos membres du personnel a des motifs de croire qu'un Incident de confidentialité impliquant un Renseignement personnel détenu par DB&J s’est produit, celui-ci doit immédiatement en informer le Responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP ») en fournissant l'ensemble des informations pertinentes pour évaluer la situation.

Le RPRP est chargé de prendre des mesures raisonnables visant à réduire les risques de préjudice pour les personnes concernées et à prévenir de nouveaux incidents similaires. Il est également responsable de déterminer si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées. Dans l'affirmative, il doit aviser rapidement la Commission d'accès à l'information et informer toute personne concernée par l'Incident de confidentialité, à moins que cela ne compromette une enquête menée par une entité habilitée par la loi à prévenir, détecter ou réprimer les crimes ou les infractions.

Le RPRP peut également informer toute personne ou organisme susceptible de réduire ce risque, en ne divulguant que les Renseignements personnels nécessaires à cette fin, sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, le RPRP doit enregistrer soigneusement la communication.

Par ailleurs, le RPRP tient un registre détaillé de tous les Incidents de confidentialité.

Nous ne sommes pas responsables de la perte ou de la suppression des données par les utilisateurs. De même, nous n’acceptons aucune responsabilité pour les dommages éventuels causés par les virus informatiques, une intrusion non autorisée ou un piratage.

Droit d’accès, de rectification ou de retrait

À tout moment, vous pouvez :

Avoir accès à vos renseignements personnels ou bien faire une demande de rectification ou de destruction;
Demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels;
Exercer vous-même ces droits en envoyant une demande écrite par courriel au RPRP ou par correspondance écrite à l’adresse postale indiquée à la fin de cette politique;
Demander une copie de vos données et renseignements personnels dans un format accessible.

Nous pourrions vous demander les données nécessaires pour valider votre identification en tant que propriétaire des renseignements personnels en cause.

Veuillez noter que la suppression de certaines données ne sera pas effectuée lorsqu’elle pourrait causer des dommages aux droits ou aux intérêts légitimes de tiers, ou lorsqu’il existe une obligation légale de conserver les données.

Mises à jour de la présente Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment. Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui y seront apportés.

Ces changements seront en vigueur à la date de leur publication sur notre site Web ou lorsqu’elles vous seront communiquées par tout autre moyen.

Le fait de continuer à fournir des informations personnelles à DB&J ou d'utiliser son site Web après l'affichage des modifications apportées équivaut à acquiescer implicitement aux modifications apportées à la Politique de confidentialité.

Question, plainte ou commentaire

La présente politique est approuvée par le RPRP.

Si vous avez des questions, ou désirez émettre des commentaires au sujet de cette politique, exercer vos droits, présenter une plainte ou obtenir des informations sur nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l'extérieur du Québec, il est possible de contacter notre RPRP, dont les coordonnées sont les suivantes :

Marc-André Jean

Responsable de la protection des renseignements personnels

1609 Route 277

Lac-Etchemin (QC) G0R 1S0

info@dbjcomptables.com

La présente Politique entre en vigueur le 16 janvier 2024.

Mise à jour le 16 janvier 2024.

Annexe 1 – Conservation et Destruction des renseignements personnels

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

DB&J maintient la conservation de vos informations personnelles dans le but d'atteindre les objectifs pour lesquels ces renseignements nous ont été communiqués, ainsi que toute finalité connexe autorisée.

Une fois ces objectifs atteints, nous cesserons l'utilisation de vos informations personnelles.

Cependant, nous conserverons toute information personnelle nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales.

Conservation des renseignements personnels

Les membres du personnel assurent la confidentialité des renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions :

S’assurent du respect des directives et procédures de l’entreprise visant la protection des renseignements personnels;
Ne révèlent aucun renseignement personnel dont il a pris connaissance dans l’exercice de ses fonctions sans y être autorisé;
Accèdent seulement aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;

À cet effet, les membres du personnel de l’entreprise qui utilisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions doivent :

Limiter l’utilisation qu’ils en font aux fins de l’exercice de leurs fonctions;
S’assurer d’en préserver la confidentialité en toutes circonstances;
Informer sans délai le RPRP de toute situation où la confidentialité de renseignements personnels pourrait avoir été compromise;

Destruction des renseignements personnels

Tous les renseignements personnels recueillis, quel que soit leur support, sont conservés dans un environnement sécurisé.

À cet effet, ceux-ci sont conservés le temps nécessaire à la réalisation des fins prévues par leur collecte et pour nous conformer à nos obligations de conservation décrites dans la LPRSP.

Les renseignements seront ensuite détruits de manière sécuritaire. Les supports physiques sont détruits de manière appropriée, tandis que les données électroniques sont effacées de manière à ce qu'elles ne puissent pas être récupérées.

Annexe 2 – Rôle et responsabilité

La Responsable de la protection des renseignements personnels

Assure le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur l’accès au sein de l’entreprise;
Veille au respect de la présente politique ainsi que des obligations légales, réglementaires et administratives relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels;
Assume un rôle de conseil, de soutien et d’accompagnement auprès du personnel de l’organisation en ce qui concerne l’application de la présente Politique et des obligations législatives concernant la protection des Renseignements personnels;
Traite les plaintes et demandes relatives à la protection des renseignements personnels conformément à la Loi et les consigne au registre appropriés;
Approuve les Politiques requises en vertu de la Loi;
S’assure de la publication de ses coordonnés sur le site web;

Le personnel à l’interne

S’assurent de la sécurité des ressources informationnelles et de l’information détenues ou utilisées conformément aux politiques et directives de DB&J;
Prennent connaissance de la présente politique et en respecte l’esprit, les dispositions et les procédures qui en découlent;
Prennent les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels auxquels il a accès;
N'accèdent qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
Utilisent les renseignements personnels auxquels il a accès pour les fins prévues lors de leur collecte;

Annexe 3 - Traitement des plaintes

Pour exercer leurs droits relatifs aux renseignements personnels, les individus concernés doivent adresser leur demande écrite à M. Marc-André Jean, RPRP de DB&J, en utilisant l'adresse courriel info@dbjcomptables.com. Cette demande devra contenir des informations suffisantes permettant une identification claire, afin que nous puissions les renseigner sur l'existence, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels que nous détenons les concernant.

Une plainte devra indiquer les informations suivantes :

Les nom et prénom de la partie plaignante ainsi que ses coordonnées;
Une description détaillée et précise de la situation problématique;
Les mesures correctrices envisagées ou souhaitées.

Une plainte sera recevable uniquement si :

Elle est formulée par une personne physique;
Elle concerne une insatisfaction relative à une pratique, une action ou l’inaction de DB&J qui quant à la gestion ou la protection des renseignements personnels qu’elle détient à son sujet;
Elle n’est pas abusive, frivole ou manifestement faite de mauvaise foi;
Elle ne contient pas contient des propos à caractère haineux ou diffamatoire;

DB&J s'engage à examiner toute demande écrite dans un délai de trente (30) jours à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé avec notification d'une période additionnelle de trente (30) jours si le respect du délai initial entrave les activités de DB&J ou si la demande nécessite une consultation rendant difficile le respect du délai initial.

Aucun frais ne sera exigé par DB&J pour le traitement de telles demandes, sauf dans les cas où elles sont complexes.

Dans le cadre des délais impartis pour répondre, DB&J se réserve le droit de refuser toute demande, en conformité avec les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

En cas de refus, une justification appropriée sera fournie, et la personne concernée sera informée des recours prévus par la loi. Si l'individu n'est pas satisfait de la réponse fournie par DB&J, il peut déposer une plainte auprès de M. Marc-André Jean, RPRP de DB&J, en utilisant l'adresse courriel info@dbjcomptables.com ou en transmettant une correspondance aux coordonnées suivantes :